Prajete si, aby vám počítač pracoval na dovolenke? Možno sa vám nepodarí prinútiť ho, aby vykonal všetky úlohy, ale môže vám pomôcť odpočívať pokojnejšie. Ak sa chystáte na výlet (v tomto ročnom období niečo celkom bežné), možno budete chcieť automaticky upozorniť tých, ktorí vám pošlú e-maily. Týmto spôsobom, keď vám pošlú správu, dostanú odpoveď s textom podľa vášho výberu. Ale mohlo by to byť niečo ako „ budem na dovolenke do dnes“ ¦ Zatiaľ môžete kontaktovať „¦ “
Bude to trvať pár minút. Ale takto si môžete vychutnať zvyšok s pokojom, keď necháte všetko zviazané a dobre zviazané. Postupujte podľa ďalších krokov. “¦
Ak pracujete v spoločnosti, ktorá má pokročilú poštovú službu, možno máte pre tento účel už vytvorenú možnosť. V najpopulárnejšom e-mailovom programe Microsoft Outlook sa táto možnosť nachádza v ponuke Nástroje a nazýva sa „Pomocník mimo kancelárie“. Ak je to váš prípad, proces je oveľa jednoduchší a automatický.
Ak sa táto možnosť v ponuke Nástroje nezobrazí, môžete si ju tiež vychutnať. Aj keď v tomto prípade je potrebné objasniť, že správa sa automaticky odošle až po stiahnutí e-mailu z Outlooku a na rovnakom počítači, na ktorom ste ho naprogramovali.
Pred odchodom musíte túto automatickú odpoveď vygenerovať podľa nasledujúcich krokov:
1) Napíšte správu s automatickou odpoveďou . Vytvoríte novú správu (na paneli nástrojov vyberte možnosť Nové alebo zadajte Ctrl + U) a napíšete predmet aj telo správy, ktorá sa odošle všetkým ľuďom, ktorí vám počas vašej neprítomnosti napíšu. Môžeme napríklad uviesť niečo ako „ Od 1. augusta do 15. augusta budem mimo kanceláriu na dovolenku. Z tohto dôvodu budem mať obmedzený prístup k svojmu e-mailu. Ak je to urgentná záležitosť, kontaktujte, prosím, pána Péreza na telefóne XXX alebo e-mailom „¦ “
Po napísaní správy (nezabudnite uviesť predmet, napríklad „automatická odpoveď“, „chýba pre dovolenku“), uložte zmeny. Táto správa sa presunie do priečinka Koncepty. Otvorte tento priečinok, vyberte správu (neotvárajte ju, iba ju vyberte ľavým tlačidlom myši), prejdite do ponuky Súbor a zvoľte možnosť „Uložiť ako“ ¦ “
Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete zvoliť názov súboru a príponu. Vyberte meno, ktoré si neskôr zapamätáte. Je dôležité, aby ste v možnosti „Uložiť ako typ“ vybrali možnosť „Šablóna programu Outlook“. Dáte to na uloženie a prejdete na ďalšiu časť.
2) Vytvorte pravidlo vo svojom e-mailovom programe . Pravidlo je automatické správanie, ktoré program vykoná, keď prijme alebo odošle určitú správu. Toto funguje pre tento trik, ale aj pre mnoho ďalších možností. Napríklad automatické mazanie alebo ukladanie správ od osoby alebo s určitým textom v predmete v priečinku.
V ponuke Nástroje vyberte položku Pravidlá a upozornenia. Stlačte tlačidlo „Nové pravidlo“ a vyberte nasledujúce možnosti „Začať od prázdneho pravidla“ a „Skontrolovať správy po ich doručení“. Kliknite na Ďalej.
V kroku 1 musíme zvoliť podmienky. Vysvetlíme podmienky, ktoré je potrebné zvoliť, aby sa správa dostala do celého sveta, ale ak chcete poslať toto oznámenie o sviatku iba určitým ľuďom, stačí zvoliť ďalšie možnosti na prispôsobenie procesu. Vyberte „kde je moje meno v poli Komu alebo CC“ a kliknite na Ďalej. V druhom okne zvoľte „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“. A kliknite na frázu „určitá šablóna“, potom vyberte šablónu, ktorú ste práve vytvorili. Ak sa v okne nezobrazí, v rozbaľovacej ponuke „Vyhľadať v“ vyberieme „Používateľské šablóny v súborovom systéme“.
Kliknutím na Otvoriť a potom Ďalej prejdete do okna výnimiek. Tu môžete prispôsobiť niektoré výnimky na základe mnohých premenných. Po dokončení kliknite na Ďalej. Nakoniec pravidlu priraďte názov a vyberte, či ho chcete teraz aktivovať. Ak ho stále nechcete aktivovať, môžete to urobiť neskôr. Nakoniec kliknite na tlačidlo Dokončiť.
3) Ideme na dovolenku . Nastal čas aktivovať pravidlo, ktoré ste práve vytvorili. Vráťte sa do ponuky Nástroje a vyberte možnosť Pravidlá a upozornenia. Tu by sa malo zobraziť vytvorené pravidlo. Ak ho chcete aktivovať, jednoducho ho vyberte v poli naľavo od pravítka. Stlačte OK a vezmite kufre. Odteraz, keď sa pripojíte k e-mailu, budete automaticky posielať prázdninové správy všetkým, ktorí vám v týchto dátumoch napíšu.
Viac informácií o tom, ako používať pomocníka mimo kancelárie, sa dozviete na tejto stránke od spoločnosti Microsoft.