Pohyb po programe Excel ako ryba vo vode je nevyhnutný, ak chcete napredovať vo svojej práci. Aj keď je pravda, že dnes máme viac alternatív na vytváranie tabuliek, Microsoft je naďalej jedným z najsilnejších nástrojov na vytváranie dátových súborov .
To, čo dnes navrhujeme, je desať jednoduchých, ale praktických trikov programu Excel, ktoré vám pomôžu zvládnuť tento užitočný nástroj . Alebo aspoň začať. Pomôžu vám spravovať vaše súbory a dáta svižnejšie a bez toho, aby ste sa museli komplikovať.
Tu je 10 užitočných tipov na zvládnutie Excelu . Najnovšiu verziu programu Excel 2016 sme vzali ako základ pre väčšinu snímok, aj keď väčšina tipov funguje aj s predchádzajúcimi verziami programu.
1. Presuňte údaje
Začnime niečím zásadným. Prenos údajov z jednej bunky do druhej . Jedna z akcií, ktorú vykonávame najviac pri práci s dokumentom v programe Excel. Je to vlastne veľmi základné gesto, ktoré by však malo byť známe.
Ak teda chceme presunúť stĺpec so všetkými údajmi, ktoré obsahuje , stačilo by ho vybrať a pohybovať myšou k okraju, kým sa nezobrazí krížik šípok. Potom stačí stĺpec presunúť a umiestniť ho na správne miesto. Ak chceme tieto údaje tiež skopírovať, bude potrebné iba stlačiť kláves Control. A potom ťahať.
Keď sme vybrali stĺpec Excel, jednoducho posuňte kurzor na jeden z okrajov, kým sa nezobrazí krížik, a potom stĺpec potiahnite
2. Vyberte všetky
Ak musíte vybrať celú tabuľku údajov v programe Excel, práca môže byť veľmi ťažkopádna. Najmä ak je dokument veľký. Užitočnosť výberu všetkého je veľmi praktická napríklad pri exporte údajov do inej tabuľky. Jediná vec, ktorú musíte urobiť, ak používate verziu spred Excel 2016, je stlačiť kombináciu klávesov Control + A. Potom môžete vykonať všetky akcie, ktoré zvažujete (kopírovanie, vystrihovanie ...). V prípade použitia programu Excel 2016 je skratkou, ktorá sa nám osvedčila, Control + Shift + medzerník.
Mali by ste tiež vedieť, že existuje ešte rýchlejší spôsob výberu všetkého, čo v týchto verziách funguje. Je to stlačenie šípky, ktorá je vpravo v rohu tabuľky programu Excel (nad číslom 1 a vedľa písmena A). Stačí jediné kliknutie. V žiadnom prípade to nie je jeden z najchytrejších trikov pre Excel, ale ušetrí vám to čas.
3. Pridajte rýchly prístup k nástroju
Ak pravidelne pracujete s programom Excel, budete vedieť, aké dôležité je mať po ruke všetky nástroje . V opačnom prípade je zbytočne veľa času premrhané a viac času venujete hľadaniu tlačidiel a skratiek než vlastnej práci. Čo potom urobíme?
No, veľmi ľahké. Vytvorte rýchle tlačidlá skratiek pre nástroje, ktoré používame najviac. V zásade platí, že s natívnou verziou programu Microsoft Excel budete mať tri tlačidlá rýchleho prístupu , ktoré nájdete v hornej časti ponuky. Sú to písanie Uložiť, Zrušiť písanie a Opakovať písanie.
Ak chcete zmeniť alebo pridať nové skratky, musíte iba prejsť do časti Súbor> Možnosti> Lišta rýchleho prístupu . Pridajte tlačidlá, ktoré považujete za vhodné, a odstráňte tie, ktoré pre vás nie sú užitočné. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.
Ďalšou možnosťou prístupu k tejto funkcii je kliknutie na tlačidlo so šípkou vpravo od tlačidiel rýchleho príkazu. Potom sa otvorí kontextové menu s najbežnejšími prístupmi, ktoré môžeme umiestniť. Ak kliknete na „Ďalšie príkazy ...“ otvoríme okno možností, o ktorých sme hovorili tesne predtým.
4. Obmedzuje údaje, ktoré je možné zadať do tabuľky
Predstavte si, že pracujete s údajmi a pohybujú sa iba v rade hodnôt. Napríklad s cenovými tabuľkami, ktorých maximálna hodnota nikdy nepresiahne 10 000. V podobných prípadoch môže byť prospešné obmedziť vstup údajov tak, aby sa varovanie spustilo vždy, keď prekročíme tento rozsah.
Ak to chcete urobiť, musíte prejsť na možnosť Údaje v hornej časti a potom na položku Overenie údajov. Na karte Konfigurácia je možné určiť rôzne limity, a to prostredníctvom číselných hodnôt a dĺžky textu, ktorý nám umožní vstúpiť do bunky. Ak zdieľame prácu s inými ľuďmi (alebo chceme nastaviť pripomienku), môžeme zahrnúť vstupnú správu a prispôsobiť si samotné chybové hlásenie.
5. Skryť riadky
Ďalším užitočným trikom v programe Excel, ktorý nás môže poriadne zahrať, je skryť riadky, ktoré nechceme, aby boli viditeľné. Je to tak, že môžete skryť niektoré stĺpce s výsledkami, ktoré nie sú zaujímavé, alebo ktoré môžu / mali zostať súkromné . To je obzvlášť užitočné pri zdieľaní pracovného dokumentu, ale pri ktorom nie je dôležité vidieť „zadnú izbu“.
Ak chcete riadky skryť, najlepšie urobíte, keď vyberiete príslušné bunky a potom kliknete na kombináciu Control a 9. Uvidíte, že okamžite zmiznú. Ak ich chcete získať späť, máte to celkom jednoduché. Musíte len skombinovať nasledujúce klávesy: Control + Shift + 8 . Okamžite sa objavia znova.
Zobrazenie fuzzy vyhľadávania v programe Excel 2010
6. Vykonajte hrubé vyhľadávanie
Ako naznačuje jeho názov, fuzzy vyhľadávania sú mechanizmom na vyhľadanie prvkov alebo hodnôt, ktoré nie sú úplne jasné alebo ktoré si nepamätáme s presnosťou. Zvyčajne vykonávať vyhľadávanie v programe Microsoft Excel iba nutné stlačiť Ctrl + B . Okamžite sa aktivuje ponuka, aby sme mohli zadať parametre.
Ak nemáte jasno v tom, čo presne hľadáte, môžete použiť otázniky a hviezdičku . Prvý znak predstavuje znak a hviezdička môže predstavovať jeden alebo viac znakov.
7. Pridajte viac riadkov alebo stĺpcov naraz v programe Excel
Vloženie nového riadku alebo stĺpca môže byť zdanlivo jednoduché. Čo sa však stane, keď potrebujeme pridať viac ako jeden riadok alebo stĺpec a nechcete strácať čas? Nebojte sa, nemusíte operáciu opakovať niekoľkokrát. V takom prípade stačí zvoliť požadovaný počet riadkov alebo stĺpcov (v tomto prípade dva alebo viac).
Potom kliknite pravým tlačidlom myši na zvýraznené riadky alebo stĺpce. Ďalej musíte zvoliť možnosť Vložiť v rozbaľovacej ponuke . Okamžite sa pridajú riadky alebo stĺpce, naľavo od tých, ktoré ste pôvodne vybrali.
Zobrazenie komentárov v programe Excel 2010
8. Vložte komentár do bunky
Vkladanie komentárov do bunky môže byť veľmi užitočné, ak pracujeme na dokumente založenom na spolupráci alebo ho ideme niekomu poslať. Alebo aj keď by sme chceli vytvoriť dokument sám , mali by sme zahrnúť pokyny pre neskoršie revízie.
Na vloženie komentára by stačilo umiestniť sa do bunky, ktorá nás zaujíma, a stlačiť kláves Shift a F2 . Uvidíte, že je aktivované malé políčko, do ktorého môžete zahrnúť všetok potrebný text. Veľkosť tohto poľa je možné zmeniť presunutím myši po jednom z hraničných bodov.
Po dokončení komentára zmizne z predvoleného zobrazenia a bude označený malou ikonou v samotnej bunke . Zakaždým, keď na ňu umiestnite kurzor myši, zobrazí sa znova kurzor. Mimochodom, pre úpravu alebo odstránenie komentára stačí kliknúť pravým tlačidlom myši a zvoliť možnosť.
9. Rýchlo prechádzajte
Navigácia v dokumente programu Excel s množstvom údajov môže byť nakoniec veľmi zdĺhavá. Najlepšie v týchto prípadoch urobíte, keď použijete skratku rýchlej navigácie. Stlačte kláves Control a súčasne stlačte ľubovoľnú inú kláves so šípkou na klávesnici . Uvidíte, že pohyb je rýchly a svižný. Zaujímavosťou tohto spôsobu pohybu je, že to robí iba medzi bunkami, ktoré majú údaje, takže tie, ktoré sú prázdne, rýchlo preskočíte.
10. Zahrňte hodnoty začínajúce na 0
A končíme jednoduchým trikom v programe Excel, ktorý je v určitých prípadoch veľmi užitočný. Keď pridáme hodnotu, ktorá začína nulou, program Excel ju zvyčajne odstráni. Všetko, čo musíte v týchto prípadoch urobiť, je vložiť ponuku pred prvú nulu . Také ľahké. Po zadaní čísla sa zobrazí bez úvodzoviek a s nulou.
Je to iba niekoľko trikov v programe Excel, ktoré môžeme pri používaní programu objaviť. Skrýva oveľa viac a so zvyšujúcou sa úrovňou zložitosti.