Veľké alebo stredné spoločnosti majú systém s fakturačnými programami, ktoré im pomáhajú dôsledne udržiavať svoje účty a bežné alebo mimoriadne výdavky. Malí nezávislí pracovníci však zvyčajne hospodária najlepšie, ako vedia. Niekedy svoje faktúry sledujú v dokumentoch programu Excel. A v najhoršom prípade môžu dokonca robiť faktúry v jednoduchom slove . Z dlhodobého hľadiska to nakoniec bude problém.
Po prvé preto, lebo každý nezávislý pracovník - bez ohľadu na to, aký malý je - musí mať úplnú kontrolu nad svojimi financiami. Zaistite, aby všetky vaše faktúry boli v poriadku, aby boli zrážky správne vypočítané a aby ste v konečnom dôsledku dostávali a platili platby od dodávateľov včas .
Na internete existuje nespočetné množstvo návrhov na správu fakturácie softvéru aj služieb online. Väčšina z nich nám však ponúka bezplatné skúšobné obdobie a potom prechádza k platenej službe , čo pre mnohých nezávislých pracovníkov nie je vždy ľahké predpokladať.
Nech už je vaša situácia akákoľvek, ak uvažujete o organizácii svojich faktúr a udržiavaní dobrej kontroly nad svojimi výdavkami, dnes vám chceme odporučiť nástroj, ktorý sme testovali. A to s nami robí zázraky. Je tiež zadarmo a nezahŕňa žiadne skúšobné obdobie ani obmedzenie jeho funkcií.
Selfconta, bezplatný systém na udržanie fakturácie
Vyskúšali sme a prehľadali veľa nástrojov, ale toto je jeden z tých, ktoré nás presvedčili najviac. V skutočnosti sme už mohli naše vyúčtovanie prostredníctvom Selfconta. Tak sa nazýva tento systém.
Je intuitívny, ľahko použiteľný a obsahuje veľmi domáce správy a pokyny. To nie je proti vám, skôr naopak. A to umožňuje, aby raz a navždy nebolo vystavenie faktúry utrpením . Najmä ak je to to, čo sa vám na vašej práci páči najmenej. Pretože v prípade živnostníkov musíte brať na seba všetko!
Ale začnite používať Selfconta už teraz. Musíte len otvoriť túto stránku a zaregistrovať sa. Kliknite na Zaregistrovať sa zadarmo! a zadajte svoju e-mailovú adresu a heslo. Vytvorením účtu získate prístup k tomuto fakturačnému nástroju. Bude tiež potrebné zahrnúť vaše údaje ako nezávislý pracovník alebo spoločnosť , pretože tieto musia byť uvedené na všetkých vašich faktúrach.
Keď ste vo vnútri, odporúčame vám uložiť adresu //mispapeles.es/login.php medzi svoje obľúbené. Odtiaľ budete mať kedykoľvek priamy prístup k svojej fakturácii .
Ako začať vytvárať faktúry
Keď ste vo vnútri, uvidíte, že na začiatku nemáte žiadne príjmy ani výdavky. Je to normálne, ešte vás nevydali! Ak chcete vytvoriť prvú faktúru, kliknite na Príjem (prvá možnosť v hornej lište). Jednoducho kliknite na tlačidlo Vytvoriť.
Otvorí sa prázdna stránka a budete musieť zadať prvé údaje . Toto zahŕňa:
- Meno zákazníka
- ID zákazníka / CIF
- Dátum (ak ho nezmeníte manuálne, zobrazí sa dnešný dátum)
- Číslo faktúry (jedno bude pridelené postupne)
Pridajte údaje o zákazníkoch
Ak je klient nový, budete musieť zadať všetky jeho úplné údaje. V takom prípade sa automaticky aktivuje okno, do ktorého môžete vložiť meno a PSČ. Ak je zákazník identifikovaný v rámci Selfconta , s najväčšou pravdepodobnosťou budú automaticky pridané ďalšie údaje. Môže sa to stať v prípadoch veľkých spoločností alebo už predtým identifikovaných inými používateľmi Selfconta.
Ak vám systém neuľahčuje prácu, budete musieť pridať identifikátor DNI / CIF a voliteľné údaje (krajina, provincia, mesto, adresa, kontaktná osoba, telefón a e-mail). Ak zadáte e-mailovú adresu, bude spoločnosť Selfconta zodpovedná za zasielanie faktúr priamo klientovi (za predpokladu, že ste zadali túto objednávku).
Pridajte koncepty k faktúre
Teraz pokračujme s konceptmi, centrálnou časťou faktúry. Tu je potrebné špecifikovať služby alebo produkty, ktoré ste ponúkli svojmu klientovi a za ktoré dostanete zodpovedajúcu platbu. V prvom poli musíte zvoliť, či ste uskutočnili predaj tovaru, či ste poskytli službu alebo či ide o príjem z prenájmu. Aj keď by ste mali vedieť, že tu môžete vygenerovať produkt alebo službu, ktorú uprednostňujete. Máte absolútnu slobodu prispôsobiť ho svojim potrebám a potrebám svojej spoločnosti.
Ďalej budete musieť napísať popis produktu alebo služby , množstvo, jednotkovú cenu a ak chcete uplatniť zľavu. Na konci toho istého riadku uvidíte, že existujú dve políčka pre dane. Prvý je pre DPH (výber príslušnej sadzby, buď 20, 10, 4 alebo 0%) a druhý pre zrážanie dane z príjmu fyzických osôb (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% a 24%).
Pamätajte, že tieto musia byť použité pre každý jeden z konceptov a nie na konci, ako sa to zvyčajne deje v mnohých faktúrach. Dobre sa na to pozrite, pretože ak si to neuvedomujete, môžete na to zabudnúť a nakoniec vygenerovať nesprávnu faktúru.
Systém automaticky vypočíta percentá. Rovnako ako sčítanie a odčítanie všetkých potrebných veličín . To, čo nakoniec dostanete, bude úplná faktúra bez chýb a so všetkými použitými výpočtami.
Zahrňte informácie o systéme zberu
V spodnej časti faktúry budete musieť uviesť spôsob platby . Tu máte rôzne možnosti (šek, hotovosť, kredit, vrátenie vkladu, zmenka, PayPal, inkaso, prevod peňazí, kreditná karta a bankový prevod). V závislosti od zvolenej možnosti bude potrebné uviesť bankový účet.
Po dokončení kliknite na Uložiť alebo Uložiť a ukončiť, ak chcete získať ďalšiu faktúru alebo zavrieť fakturačný program. V rámci tej istej sekcie máte možnosť odoslať faktúru zákazníkovi (e-mailom) alebo ju vytlačiť buď na papier, alebo vygenerovať dokument PDF.
Ako vytvárať opakujúce sa faktúry
Selfconta obsahuje rôzne možnosti, ako urobiť tento fakturačný systém osobnejším a praktickejším. Jedným z najdôležitejších je ten s názvom Opakujúce sa účty . Ak zákazníkovi ponúkate vždy rovnakú službu a platíte za mesačnú službu, môžete túto možnosť aktivovať.
Toto je funkcia, ktorá umožňuje mesačne posielať opakovanú faktúru zákazníkovi. Týmto spôsobom, napríklad, ak fakturujete mesačne 300 eur za konkrétnu službu , nebude potrebné, aby ste každý mesiac generovali faktúru ručne. Spoločnosť Selfconta sa o to postará so všetkými údajmi, ktoré ste zadali.
Okrem toho budete musieť pridať e-mailovú adresu zákazníka, aby ho systém mohol automaticky odosielať. A nemusíte to ani riešiť. Ak chcete aktivovať túto možnosť, otvorte jednu z vygenerovaných faktúr a posuňte sa nadol. Až tu budete, začiarknite možnosť Vytvoriť opakujúce sa . Nemusíte robiť nič iné.
Ak chcete zistiť, aké sú vaše opakujúce sa faktúry, jednoducho choďte na možnosť Príjem> Opakujúce sa faktúry . Od tejto chvíle budete môcť vykonať všetky kroky, ktoré považujete za potrebné v súvislosti s týmto typom faktúry.
Prispôsobte si faktúry
Ak chcete, Selfconta vám ponúkne tiež možnosť prispôsobiť svoje faktúry. Týmto spôsobom si ich môžete prispôsobiť podľa svojich predstáv (estetických) a zvoliť farebné kombinácie, ktoré sa vám páčia najviac. Kliknite na tlačidlo Nastavenia (je to ozubené koleso vpravo hore) a vyberte položku Návrh faktúry .
Tu máte prístup k rôznym dizajnom , môžete nahrať svoje logo, zvoliť kombináciu dvoch farieb a dvoch typov písmen, jedného pre nadpisy a druhého pre text. Na konci môžete tiež zvoliť, či chcete pridať políčka pre voliteľné údaje (Názov, Distribúcia platieb, Anotácie, Percento zľavy, Percento zadržania a Telefón). Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť.
Ako kontrolovať svoje výdavky, zostavovať rozpočty a dodacie listy
Ak chcete, tento nástroj môžete použiť iba na kontrolu svojich faktúr . Najmä ak už máte pomoc manažéra. Pokiaľ to tak ale nie je a chcete si ako nezávislá osoba udržať úplnú kontrolu nad svojimi financiami, máte možnosť pridať do systému výdavky. Postup je úplne rovnaký ako pri registrácii faktúr.
Iba v takom prípade budete musieť kliknúť na časť Výdavky. Stlačením tlačidla Vytvoriť pridajte nový výdaj a vyberte poskytovateľa. Môžete ho zadať rovnakým spôsobom, ako ste vygenerovali zákazníka. A opakujte toľkokrát, koľkokrát je to potrebné.
Na druhej strane by ste mali mať na pamäti, že v rámci vašich úloh správy a riadenia bude tiež príprava rozpočtu a dodacích listov . Toto je možnosť, ktorú nájdete v sekcii Viac. Odtiaľto môžete vytvárať všetky tieto dokumenty a udržiavať ich v poriadku.
Okrem toho si môžete tiež stiahnuť výkazy na kontrolu výdavkov svojej pokladnice . Môžete si ich stiahnuť vo formáte Excel a neskôr ich podľa potreby spravovať.
Pozrite si svoje príjmy a výdavky v grafe
Veci vždy vyzerajú lepšie, ak sú v grafe. To isté sa stane s vašimi príjmami a výdavkami. Hneď ako vstúpite do tohto nástroja, uvidíte súhrn všetkých vašich finančných informácií (samozrejme za predpokladu, že ste ich zadali). Na prvý pohľad teda môžete skontrolovať nasledujúce:
- Koľko ste zaúčtovali?
- Koľko ti dlžia?
- Koľko si zarobil?
- Koľko zaplatíte na DPH?
Bude to pre vás veľmi dobré, aby ste sa vyhli prekvapeniam pri platení štvrťročných daní. A budete mať možnosť získať veľmi približnú predstavu - ak nie presnú - o peniazoch, ktoré musíte ušetriť alebo spravovať. V hornej časti obrazovky, priamo nad grafmi, môžete vykonať výber podľa mesiacov, štvrťrokov alebo rokov .
Ak chcete, môžete tiež uviesť, aké sú vaše ciele, a to v časti príjmy a výdavky. Musíte len stlačiť tlačidlo Prispôsobiť . Zobrazí sa stránka s príjmami a výdavkami za celý rok. Jednoducho zadajte údaje za každý z mesiacov a stlačte tlačidlo Uložiť. Zakaždým, keď otvoríte nástroj, môžete skontrolovať, či ste splnili svoje ciele.