10 + 1 trikov, vďaka ktorým sa stanete poštovým majstrom služby Hotmail Outlook

10 + 1 trikov, vďaka ktorým sa stanete poštovým majstrom služby Hotmail Outlook

Patríte k tým, ktorí stále uprednostňujú klasický e-mail od spoločnosti Microsoft pred Googlom? Alebo taký, ktorý musí na prácu používať Outlook (starý Hotmail) namiesto Gmailu? Nenechajte si ujsť túto sériu trikov, vďaka ktorým bude správa e-mailov pohodlnejšia, osobnejšia a ľahšia. O službe Hotmail / Outlook by ste mali vedieť veľa nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť v každodennom živote.

1. Ako používať tmavý režim

Je to všeobecný trend, ktorý vychádza priamo z mobilných telefónov. Niektorí sa ním snažia vyhnúť sa namáhaniu očí, keď trávia hodiny pred telefónom. Iní to využívajú a snažia sa predĺžiť batériu svojho mobilu. V takom prípade môžete použiť tmavý režim Outlooku aj na počítači, čo pomáha zabrániť poškodeniu zraku jeho jasom.

tmavý režim

Musíte len ísť na ozubené koliesko v pravom hornom rohu. Po zobrazení uvidíte funkciu Dark Mode . Zapnutím tejto možnosti zmeníte vzhľad všetkých e-mailov. Zamieňajte farby a bielu farbu za čiernu a sivú. Niektoré témy samozrejme nie sú k dispozícii v tmavej verzii, takže budete musieť zvoliť zmenu dizajnu na najjednoduchšiu cestu a potom aktivovať tmavý režim, aby ste ich mohli využiť vo svoj prospech.

A buďte opatrní, pretože tmavá téma je k dispozícii aj v mobilnej aplikácii. Môžete ju aktivovať zobrazením bočnej ponuky tlačidlom s tromi pruhmi, tu získate prístup ku konfigurácii. Potom prejdite nadol do sekcie Predvoľby, kde nájdete podmenu Téma . Kliknutím na ňu si môžete vybrať medzi zvyčajnou svetlou témou, tmavou alebo tou, ktorá je nastavená šetrením batérie. Týmto spôsobom si môžete vychutnať ľubovoľnú tému alebo dokonca oboje v závislosti od úrovne nabitia vášho mobilného telefónu.

2. Usporiadajte si kalendár

Existuje pokročilá funkcia, ktorá je najzaujímavejšia, ak používate základný e-mail pre svoju prácu a každodenný deň. To znamená, že ak chcete priradiť e-mail s údajmi k dátumu, môžete tak urobiť a vytvoriť z tohto e-mailu nástroj na organizáciu a produktivitu. Priamo na pracovnej ploche a bez toho, aby ste museli vôbec niečo robiť. Iba nasledujúce.

kalendár

Kliknite na ikonu kalendára na hornom paneli v ľavej časti okna. Tu máte možnosť usporiadať kalendár alebo úlohy, ktoré musíte urobiť pre tento deň. Je to také jednoduché ako presunutie e-mailu z doručenej pošty do pravej strany, do kalendára. Otvorí sa nové okno, kde môžete tieto informácie usporiadať ako úlohu alebo schôdzku. To všetko s emailovými informáciami priamo v úlohe. Takže budete mať všetko po ruke a budete neustále vedieť, čo musíte robiť.

3. Zoznamy úloh

Ak však namiesto schôdzky v pracovnom e-maile potrebujete usporiadať úlohy, môžete to urobiť aj pomocou Outlooku bez použitia ďalších nástrojov alebo agendy. To znamená, že môžete generovať svoje každodenné úlohy a zhromažďovať v nich všetky informácie zhromaždené v e-maile, aby sa vám nič nestalo.

zoznamy úloh

Túto možnosť zobrazíte kliknutím na ikonu kalendára v pravom hornom rohu obrazovky. A miesto pobytu na kalendár, kliknite na robiť voľby . Tu môžete vytvárať úlohy, ako je organizácia večierku, nakupovanie alebo akákoľvek iná zložitejšia akcia. Zaujímavosťou je, že môžete e-maily presúvať do rôznych vytvorených úloh, aby ste mali tieto informácie usporiadané podľa úloh.

4. Nástroj Poznámky

Outlook je oveľa viac ako iba e-mailový nástroj. Videli ste to s vyššie uvedenými funkciami, ale môžete to skontrolovať aj tak, že ich použijete ako nástroj na poznámky. Niečo, čo znamená, že nepotrebujete ani agendu, aby ste so sebou nosili všetky informácie.

poznámky

Na ľavej strane obrazovky sa vedľa rôznych poštových schránok nachádza časť s názvom Poznámky . Tu môžete pridať rôzne poznámky, aby ste nezabudli na akékoľvek informácie. Môžete tiež vytvoriť farebný kód pre rôzne poznámky, použiť zdroje, ako sú zoznamy a textové formáty atď.

5. Vráťte sa ku klasickému formátu

Formát konverzácie v e-maile môže byť veľmi praktický, keď prechádzate veľa správ s iným používateľom. Spôsob usporiadania podľa tém a úplná neprehľadnosť priečinka doručenej pošty. Ale ak ste jedným z klasických používateľov, ktorí uprednostňujú každú novú správu v hornej časti zásobníka, mali by ste to urobiť.

klasický formát

Stačí kliknúť na ozubené koliesko a zobrazia sa základné nastavenia Outlooku. Tu uvidíte špeciálnu časť o zobrazení konverzácie . Máte tri možnosti: zobraziť najaktuálnejšie správy navrchu, zobraziť najaktuálnejšie správy na konci konverzácie alebo to, čo by vás v tomto prípade mohlo zaujímať: deaktivované. Vďaka tejto poslednej možnosti vaša poštová schránka prestane zoskupovať odpovede a bude zobrazovať každú správu osobitne.

6. Automatické čistenie pošty

Existuje vzorec na automatizáciu čistenia pošty v programe Outlook. Teda spôsob, ako naplánovať zmiznutie určitých e-mailov z doručenej pošty, aby sa zabránilo ich nasýteniu. Všetko, čo musíte urobiť, je vytvoriť pravidlo alebo časový plán a potom ich použiť na čistenie.

čistenie pošty

Zobrazte nastavenia Outlooku na ozubenom kolese. Potom sa na konci tejto karty pozrite na možnosť prístupu k zvyšným nastaveniam, ktorá vyvolá nové vyskakovacie okno.

Na tejto obrazovke pokročilých nastavení kliknite na položku Pravidlá a vytvorte vyššie uvedený plán. Tu môžete pomenovať pravidlo, ale dôležité je, že vytvoríte kritérium. Zobrazte lištu možností Vyberte podmienku a tu sa pozrite na kritériá veľkosti správy. Môžete zvoliť minimum alebo maximum, aby boli vylúčené e-maily zodpovedajúce týmto kritériám. Musíte si samozrejme zvoliť počet kB. A samozrejme musíte zvoliť možnosť odstránenia. Bude to vhodný vzorec, aby sa tieto správy často mazali.

7. Vytvorte podpis pre svoje e-maily

Vyzerá to profesionálne, je užitočné vyhnúť sa plytvaniu časom zasielaním kontaktných informácií a všetko môžete automatizovať. Podpisy na e-mailoch nikdy neublížili . A Outlook vám umožňuje ľahko vytvárať vlastné.

poštový podpis

Musíte len zobraziť nastavenia na ozubenom kolese a potom prejsť na rozšírené možnosti v dolnej časti rozbaľovacej ponuky. Vďaka tomu sa zobrazí nové okno, kde musíte kliknúť na Pošta a potom na Napísať a odpovedať .

Vďaka tomu získate ponuku, do ktorej môžete napísať požadovaný podpis. Dobrá vec je, že v textovom poli máte tiež možnosti formátu a farieb, vďaka ktorým necháte všetko podľa seba. Môžete tiež pridať obrázky a odkazy . Predovšetkým však nezabudnite zaškrtnúť možnosť zahrnúť podpis do každého nového e-mailu, ktorý napíšete, a tiež do preposlaných správ a odpovedí, ak to chcete.

8. Vytvorte automatické odpovede

Keď idete na dovolenku alebo sa rozhodnete nechať pracovný problém pozastavený, oznámite to buď všetkým alebo vytvoríte automatické odpovede, aby ste s rovnakou vecou nemuseli pracovať nespočetnekrát. A Outlook to umožňuje.

automatické odpovede

Musíte iba zobraziť nastavenia a prejsť do časti s pokročilými nastaveniami na konci tohto zoznamu. V novom okne, ktoré sa zobrazí, kliknite na položku Pošta a potom na podmenu automatických odpovedí.

Tu budete musieť aktivovať funkciu a napísať správu, ktorú chcete automaticky posielať na všetky prichádzajúce e-maily vo vašej doručenej pošte. Samozrejme môžete tiež určiť, že tieto odpovede sa budú posielať iba na správy, ktoré prišli medzi určitými dátumami, alebo iba na určité kontakty.

9. Stiahnite si všetky svoje správy

Potrebujete vyčistiť svoj e-mail bez straty jediného detailu? Existuje pre to zaujímavá možnosť: stiahnite si všetky svoje e-mailové správy. Niečo, čo vám program Outlook umožňuje nasledujúcim spôsobom.

sťahovať správy

Zobrazte nastavenia a do poslednej ponuky v tejto ponuke vstúpte do rozšírenej ponuky. V rozbaľovacom okne musíte prejsť do sekcie Všeobecné a potom kliknúť na podponuku Súkromie a údaje. Tu narazíte na funkciu Exportovať poštovú schránku . Samozrejme, proces môže trvať až 4 dni . Keď je zálohovanie pripravené, dostanete nový e-mail s odkazom na stiahnutie všetkého obsahu do vášho počítača.

10. Vyvarujte sa vyrušovaniu

Ak ste používateľom mobilných zariadení, môžete sa vyhnúť rozptýleniu pri prijímaní e-mailov každé dva tretie na vašom smartphone. Je užitočné mať poštu vždy po ruke, ale môže byť frustrujúce byť upozorňovaný na každom kroku. Preto existuje vzorec, ktorý zabráni rušeniu a nebude upozornený na každú prichádzajúcu správu v mobilnej aplikácii.

vyhnúť sa rozptýleniu

Musíte len otvoriť aplikáciu a vľavo zobraziť bočné menu. Kliknite na tri pruhy v ľavom hornom rohu. Potom vedľa svojej e-mailovej adresy hore kliknite na ikonu zvončeka. Tu môžete nastaviť časy, kedy chcete zostať bez varovania. Môže to byť manuálne, kým ho deaktivujete, na jednu hodinu alebo dokonca až na ďalší deň. Máte tiež niekoľko možností, ako naplánovať vypnutie upozornení počas ciest, stretnutí a iných udalostí vo vašom kalendári.

11. Rýchle akcie v aplikácii

Ďalšou z výhod používania Outlooku v mobilných zariadeniach je rýchlosť správy doručenej pošty. Vďaka svojmu dizajnu môžeme vykonávať akcie priamo bez zadania správy, čo nám umožňuje toto všetko priamo vymazať alebo archivovať. Môžeme tiež prispôsobiť tieto rýchle akcie.

rýchle akcie

V rozbaľovacej ponuke na ľavej strane obrazovky zadajte nastavenie pomocou ozubeného kolieska. Tu nájdete ponuku Možnosti posúvania prstom. Týmto vstúpite na novú obrazovku, kde môžete zvoliť akciu pri posúvaní doprava a pri posúvaní správ doľava. Kliknutím na možnosť Zmeniť vyberte akciu každého gesta: odstrániť, archivovať, označiť ako prečítané, presunúť do priečinka, označiť, odložiť, prečítať a archivovať alebo bez akcie.