Ak patríte k tým, ktorí používajú e-mail ako každodenný chlieb, sme si istí, že Outlook je jedným z vašich obľúbených nástrojov . Je to veľmi praktické pre riadenie toku každodennej komunikácie. Je to však tiež užitočný systém, ktorý umožňuje držať krok s našou agendou a úlohami.
Ak potrebujete urobiť všetky tri naraz, možno budete chcieť prepnúť na tento nástroj. Dnes však už existujú systémy, ktoré robia všetko v cloude. Hovoríme o službách Google, Gmail a Google Calendar .
Ak ale máte radšej klasiku, možno vám pomôžeme objaviť niektoré funkcie, ktoré sú základné, ale voľným okom ich určite neuvidíte . Tu je päť funkcií Outlooku, ktoré vám umožnia využiť naplno.
1. Klávesové skratky
Klávesové skratky sú funkciou, ktorá je súčasťou všetkých programov balíka Office. Ak sa ich naučíte (niektoré fungujú pre všetky programy rovnako), môžete svoju prácu urýchliť. V Outlooku môže byť užitočné nasledujúce
- Ctrl + R : Odpoveď na e-mail.
- Ctrl + Shift + M : Vytvorte nový e-mail.
- Alt + R : Odpovedať všetkým. Používa sa tiež na zmenu zobrazenia kalendára na týždenný formát.
- Alt + W : Prečítajte si ďalší e-mail.
- Ctrl + M : Posiela a prijíma e-mailové správy.
- Alt + S : Poslať e-mail.
- Ctrl + G : Otvorením možnosti „Prejsť na dátum“ prejdete na konkrétny deň kalendára
- Alt + N, A, F : Vložte prílohu.
- Ctrl + 2 : Prejsť do kalendára.
2. Pravidlá pre klasifikáciu pošty
Ak dostávate veľa e-mailov denne, je dôležité, aby ste vedeli, ako ich klasifikovať. Vedeli ste, že Outlook obsahuje funkciu na ich klasifikáciu podľa pevných pravidiel? Jedná sa o automatické presunutie e-mailových správ do priečinkov, ktoré potrebujete , určité správy od odosielateľa sa označia ako nespracované úlohy alebo konkrétne zvuky, ktoré sa prehrajú pre e-mail konkrétnej osoby.
Možností je neúrekom, takže si musíte nakonfigurovať presne to, čo potrebujete, a časom zistiť ich účinnosť. Ak chcete získať prístup k tejto možnosti, prejdite do Outlooku a na paneli nástrojov kliknite na ikonu Pravidlá .
3. Rýchle položky
Koľkokrát píšete stále to isté? Ak zvyčajne do svojich e-mailov pridávate určité prvky alebo texty fixným spôsobom, bolo by vhodné, keby ste si nechali pomôcť pomocou funkcie Rýchle prvky . Ide o ukladanie tých prvkov, keď ich píšete.
Vyberte ju a potom vyberte Vložiť> Rýchle diely. Môžete tiež použiť rýchlu skratku Alt + F3. Pomenujte ho identifikáciou a vložte ho koľkokrát potrebujete.
4. Blokovanie odosielateľov spamu
A čo všetky tie e-maily od odosielateľov, ktoré ani nechceme vidieť v maľbe? Spam nerobí nič iné, iba komplikuje a bráni našej práci . Teraz odporúčame, aby ste využili túto ďalšiu funkciu, ktorú má Outlook, a ktorá vám umožňuje blokovať všetkých odosielateľov, ktorí vás nezaujímajú.
Túto možnosť môžete aktivovať na paneli nástrojov kliknutím na možnosť Spam. Odtiaľto môžete povoliť všetky pravidlá. Avšak, zakaždým, keď dostanete e-mail, môžete to urobiť odtiaľ . Stačí pridať odosielateľa do tejto čiernej listiny a už vás nebude obťažovať.
5. Šablóny
A končíme pri ďalšom zdroji, ktorý ste možno nepoznali: šablóny. Budú sa hodiť, ak budete všetkým posielať viac alebo menej podobné správy. Je teda potrebné rátať s dobrou odpoveďou alebo dodaním úložiska šablón . Výrazne zrýchlite svoju prácu a už nebudete leniví odpovedať na všetky e-maily, ktoré čakáte.
Ak chcete vytvoriť šablónu, choďte na Štart> Nový> Nový e-mail . Napíš obsah, ktorý ťa zaujíma, a potom choď do File> Save As. Tento dokument budete musieť uložiť ako „typ“ a zvoliť možnosť Šablóna programu Outlook. Ak ho chcete použiť, musíte ho obnoviť. Môžete to urobiť toľkokrát, koľko potrebujete.