Ak používate Gmail na pracovné aj osobné záležitosti, je veľká šanca, že vaša schránka bude neporiadok. Keď sme používali program Outlook, boli sme zvyknutí vytvárať priečinky a ďalšie priečinky, aby boli naše správy dobre klasifikované.
V skutočnosti sme mali pocit, že sa Gmail organizuje ťažšie. Ale v skutočnosti to tak nie je. E-mail Google má k dispozícii veľké množstvo nástrojov, ktoré nám (a veľa) môžu pomôcť udržiavať poštu v poriadku .
Dnes vám chceme dať niekoľko tipov. Aby vaša doručená pošta v službe Gmail prestala byť vašou najhoršou nočnou morou . Poďme tam!
Prispôsobte si svoju doručenú poštu
Gmail nám už nejaký čas ponúka možnosť klasifikovať správy prostredníctvom kariet. Toto je veľmi dôležitá možnosť, pretože (konečne) ponecháva správy zodpovedajúce predplatným, ponukám a iným reklamným zapleteniam stranou. A rovnako je to aj s upozorneniami na sociálne siete a ďalšie služby, ktoré ste predplatili.
Prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je povoliť tieto karty. Ak ich už máte, máte možnosť pridať ďalšie. Ak to chcete urobiť, stačí stlačiť tlačidlo Viac, ktoré sa nachádza úplne vpravo od zásobníka. Uvidíte, že si môžete vybrať z nasledujúcich možností: Hlavná, Sociálna, Promočné akcie, Upozornenia a Fóra .
Doručenú poštu si však môžete ďalej prispôsobiť. A pomôžeme vám zvýraznením najdôležitejších správ. V rámci možnosti Doručená pošta kliknite na malú šípku a vyberte požadovaný typ doručenej pošty .
Vyberte si, či chcete zobraziť najdôležitejšie alebo neprečítané, ktoré si chcete usporiadať podľa svojich potrieb . Týmto spôsobom sa nestratia žiadne ďalšie e-mailové správy.
Používajte farebné štítky a hviezdičky
Už ste niekedy použili farebné hviezdy a štítky? Štítky nájdete predvolene a môžete ich vytvoriť z každého e-mailu. Môžete to urobiť aj z ľavej strany doručenej pošty. Klepnite na Viac a zvoľte Vytvoriť nový štítok. Budete ho musieť pomenovať a kliknúť na Vytvoriť. Potom môžete zvoliť aj farbu.
Štítky sa zobrazia na ľavej strane stránky. Takže si vždy môžete pozrieť všetky e-maily, ktoré sú klasifikované pod touto značkou .
Ďalšou možnosťou sú farebné hviezdy. V priečinku doručenej pošty môžete vyniknúť kliknutím doľava od správy . Ak máte správu otvorenú, stačí kliknúť na Viac a Zvýrazniť. Ale čo keď chcem iné hviezdy a farebné znaky? Stlačte toľkokrát, koľkokrát chcete, aby sa zobrazila tá, ktorú potrebujete.
Ak ste ešte neaktivovali farebné hviezdy, budete musieť prejsť do časti Nastavenia. Stačí kliknúť na ozubené koleso (v pravom hornom rohu stránky) a prejsť do sekcie Hviezdy . Presuňte hviezdičky, ktoré chcete použiť, do sekcie „Používa sa“. Uložte zmeny v dolnej časti stránky.
Zoraďte správy automaticky
Ak ste už vytvorili všetky potrebné priečinky a štítky, je dôležité vytvoriť pravidlo, aby sa pri vstupe do priečinka doručenej pošty tieto správy automaticky klasifikovali. Prejdite do nastavení pošty a kliknite na kartu Filtre a blokované adresy.
Kliknite na Vytvoriť nový filter. Budete musieť zadať parametre, ktoré zvažujete. Napríklad správy od konkrétneho odosielateľa (alebo viacerých), konkrétnych subjektov, kľúčových slov ... Potom zvoľte Vytvoriť filter . Môžete si zvoliť rôzne možnosti. Po dokončení kliknite na modré tlačidlo Vytvoriť filter.
Povoliť ukážku
Funkcia ukážky je funkcia, ktorá je k dispozícii už dlho, ale pravdou je, že je stále v laboratóriu Gmailu. To, čo vám ponúka, je schopnosť prečítať si správu bez toho, aby ste ju museli otvárať . Týmto spôsobom, ak chcete otvoriť stovky a stovky správ, bude táto funkcia skvelá na lepšie usporiadanie.
Ak chcete povoliť ukážku, prejdite na Nastavenia a na kartu Laboratóriá. Nájdite funkciu Náhľad a vyberte možnosť Povoliť. Keď skončíte, nezabudnite zmeny uložiť.
Odstráňte nepotrebné súbory
Ak patríte k tým, ktorí denne dostávajú veľa e-mailov, radšej začnite mazať nepotrebný obsah. Nestrácajte zo zreteľa, že Google ponúka iba 15 GB a že by ste ich čoskoro mohli naplniť. V takom prípade je najlepšie kôš vyprázdniť. Môžete tiež vyprázdniť spam, pretože je pravdepodobné, že sa tam hromadia stovky správ.
Ak vám však robia starosti ťažšie správy, odporúčame vám vyhľadať v pruhu s označením „väčší“ , za ním dvojbodka a veľkosť, ktorú chcete vyhľadať. Napríklad môžete označiť správy do 50 MB „50 m“. Jediná vec, ktorú musíte urobiť, je odstrániť správy, ktoré nepotrebujete.
Prijímajte oznámenia na plochu
Ak zvyčajne pracujete na počítači a nechcete neustále sledovať priečinok Gmail , musíte povoliť upozornenia na pracovnej ploche. Týmto spôsobom okamžite uvidíte e-maily, ktoré ste dostali, a môžete ich otvoriť, ak ich považujete za dôležité.
Ak chcete povoliť túto možnosť, prejdite do časti Nastavenia a do časti Upozornenia na pracovnej ploche . Vyberte možnosť Povoliť nové e-mailové upozornenia, Povoliť dôležité e-mailové upozornenia alebo Zakázať e-mailové upozornenia. Uložte zmeny.
Chytrejšie vyhľadávanie
Rýchle vyhľadanie potrebných súborov je pre každodenný postup nevyhnutné. Nemôžete strácať čas rolovaním hore a dole po stránkach svojho e-mailu . Máte rôzne možnosti na zúženie vyhľadávania:
- od: a meno a priezvisko (ak chcete), aby ste našli všetky správy, ktoré vám niekto poslal
- predmet: nájsť určitý predmet
- has: attachment na vyhľadanie správ s prílohami. Ak chcete, môžete kombinovať túto možnosť s od: a menom osoby, aby ste našli niekoho prílohy
- - (pomlčka) na vylúčenie konkrétnych výrazov, ak chcete vynechať konkrétne správy, ktoré ste si s niekým vymenili alebo ktoré súvisia s určitou témou
- ALEBO: keď neviete, ako hľadať, napríklad z: ana ALEBO z: jesús
- „“ (Citáty): ak chcete vyhľadávať veľmi konkrétne slová
- () (zátvorky) : ak chcete spojiť dva neoddeliteľné pojmy
- in: a názov priečinka, ktorý chcete nájsť
Vďaka týmto tipom budete mať svoju schránku usporiadanú celkom dobre. Jediné, čo musíte urobiť, je dať ich do praxe a zvyknúť si na ich fungovanie. Ak budete postupovať podľa týchto tipov, bude vám doručenú poštu v Gmaile závidieť vaše okolie.