Textový editor Word je jedným z najbežnejšie používaných, či už pre počítače PC alebo Mac. Nie je vždy vhodné nechať dokument otvorený, aby si ho mohol ktokoľvek prečítať a upraviť text. Aby sa tomu zabránilo, môže ho používateľ chrániť heslom . Je to veľmi jednoduchý a rýchly postup, ktorý je možné vykonať v čase vytvárania dokumentu alebo neskôr. Ďalšou možnosťou je použiť heslo, ktoré zabráni iným používateľom v úprave formátu dokumentu ; týmto spôsobom môžete prejsť niekoľkými rukami bez toho, aby ste zmenili svoj vzhľad.
Než začneme, niekoľko všeobecných varovaní. Je nevyhnutné pamätať si heslo , pretože ak ho zabudnete, nebude možné ho obnoviť. Systém používa heslá s osem a viac znakmi; v skutočnosti sa odporúča pracovať s frázami, ktoré majú štrnásť znakov alebo viac. Je tiež dobré kombinovať čísla, symboly a malé a veľké písmená do jedného hesla. Tu je príklad, ako chrániť dokument pomocou hesla v aplikácii Microsoft Word 2007 .
Ak chcete nastaviť heslo pre dokument v programe Word 2007 , je potrebné ho najskôr otvoriť. Po druhé, musíte kliknúť na kruhové tlačidlo Microsoft Office , ktoré je umiestnené v ľavom hornom rohu, a kliknúť na Uložiť ako . Vo vyskakovacom okne zvoľte Nástroje a potom Všeobecné možnosti . Existujú dve možnosti: Otvoriť heslo (na otvorenie dokumentu) a Napísať heslo(na uloženie zmien do dokumentu). Otvorené heslo je najbezpečnejšie, pretože využíva pokročilé šifrovanie. Na druhej strane je heslo na písanie navrhnuté tak, aby ste pri príprave dokumentu mohli spolupracovať s recenzentmi obsahu; úpravy budú môcť uložiť iba tí, ktorí na to majú povolenie. Používateľ môže priradiť obe heslá k rovnakému dokumentu; ideálne je, že sú rôzne. Začiarknutím políčka Odporúčané iba na čítanie zabránite tomu, aby recenzenti obsahu omylom upravili súbor. Potom musíte kliknúť na OK . Potom budete musieť znova zadať heslá, aby ste ich potvrdili, a kliknúť na OK . Potom kliknite na tlačidlo Uložiť. Na záver sa systém opýta, či chce používateľ nahradiť existujúci dokument, a je potrebné kliknúť na tlačidlo Áno .
Na druhej strane je možné obmedziť zmeny formátu . Ak to chcete urobiť, vyberte kartu Kontrola a v skupine Chrániť dokument (vpravo hore) vyberte možnosť Obmedziť formátovanie a úpravy . V sekcii Obmedzenia formátu na paneli úloh vyberte možnosť Chrániť dokument a začiarknite políčko Obmedziť formátovanie na výber štýlov. Potom kliknite na položku Nastavenia a zadajte štýly, ktoré môžu iní používatelia meniť alebo používať. Vo vnútri štýlov je potrebné skontrolovať, či je začiarkavacie políčkoObmedzte formátovanie na výber štýlu . Ďalej musíte aktivovať začiarkavacie políčka vedľa všetkých štýlov, ktoré chcete v dokumente povoliť. V rámci formátu musíte tiež aktivovať existujúce začiarkavacie políčka vedľa požadovaných typov formátu. Potom kliknite na tlačidlo OK .
Môže sa stať, že sa zobrazí správa s varovaním, že dokument môže obsahovať nepodporované typy alebo štýly formátovania. V takom prípade existujú dve možnosti. Prvým je kliknutie na tlačidlo Áno, čím odstránite nepodporované štýly a formáty. Druhou možnosťou je kliknúť na Nie, aby sa zachovali; To znamená, že ostatní používatelia ich nebudú môcť použiť pri úprave dokumentu.
Ďalším krokom je vstúpiť do sekcie Začať uplatňovať a kliknúť na možnosť Áno, použiť ochranu . Ak chcete priradiť heslo, ktoré bráni odstráneniu ochrany, musíte ho napísať do poľa Zadať nové heslo a potom ho potvrdiť.