Outlook je jedným z najpopulárnejších e-mailových nástrojov . Tento program používame už mnoho rokov na správu našich e-mailov. Nie je prekvapením, že ide o efektívny systém vybavený nespočetnými nástrojmi, ktoré nám veľmi pomáhajú pri organizácii.
Je to tak, že okrem toho, že Outlook slúži ako zásobník pre náš e-mail, funguje aj ako agenda a umožňuje nám konfigurovať výstrahy pre každú udalosť alebo úlohu . Dnes sme sa rozhodli odpovedať na 20 praktických otázok programu Outlook. Dúfame, že vám budú užitočné.
1. Môžem používať klávesové skratky?
Samozrejme. Toto je jedna z najpraktickejších funkcií, ktorú majú všetky programy v balíku Microsoft Office. Ak sa naučíte tieto klávesové skratky, môžete svoju poštu spravovať rýchlejšie . Najpoužívanejšie sú tieto:
- Alt + S : Poslať e-mail
- Ctrl + R : Odpoveď na e-mail
- Ctrl + M : Posiela a prijíma e-maily
- Alt + W : Prejdite na nasledujúci e-mail alebo prepnite na zobrazenie týždenného kalendára
- Alt + R : Odpovedať všetkým alebo prepnúť na týždenné zobrazenie pracovného kalendára
- Ctrl + G : Otvorením poľa „Prejsť na dátum“ prejdete na požadovaný deň v kalendári
2. Je možné automatickejšie vymazať správy, ktoré ma nezaujímajú?
Áno. A je to dobrý spôsob, ako rýchlejšie spravovať svoje správy. Musíte len vytvoriť pravidlo. Napríklad, ak máte záujem o vymazanie správ od určitého odosielateľa, stačí urobiť nasledovné: kliknite na správu pravým tlačidlom myši a potom zvoľte Vytvoriť pravidlo. Začiarknite možnosť Odstrániť a zadajte odosielateľa . Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo Vytvoriť pravidlo alebo OK.
3. Je možné vytvoriť jeden alebo viac podpisov pre e-maily?
Samozrejme. Je to jedna z najklasickejších funkcií Outlooku. Ak chcete pre svoje e-mailové adresy vytvoriť podpis alebo rôzne podpisy, musíte urobiť nasledovné: napísať nový e-mail a otvoriť novú správu. Kliknite na tlačidlo Podpis a nakonfigurujte ho: máte možnosť pridať toľko, koľko chcete.
Ak ju chcete pridať do e-mailu, musíte na ňu kliknúť, aby sa vložila automaticky . Rovnaký postup opakujte pre všetky podpisy, ktoré musíte zahrnúť.
4. Ako môžem ušetriť čas pri písaní správy?
Existuje funkcia, ktorá nám umožňuje vložiť do textu určité rýchle prvky. Môžu to byť frázy alebo fragmenty, ktoré často píšete. Ak ich chcete automaticky pridať do e-mailu, vyberte text a kliknite na Rýchle položky> Vložiť . Zadajte meno. Môžete ich vložiť kedykoľvek budete chcieť a nebudete ich musieť prepisovať.
5. Ako vložiť obrázok do pošty?
Ak chcete vložiť obrázok do e-mailu tak, aby sa zobrazil s textom, ktorý ste pridali, máte tiež jednoduché. Namiesto pridania prílohy kliknite na ponuku Vložiť> Obrázok alebo Klipart. Obrázok bude vložený priamo do tela správy a môžete ho ľubovoľne upravovať a meniť jeho veľkosť.
6. Ako zefektívniť vyhľadávanie?
Možno budete často hľadať to isté. Napríklad e-maily, ktoré vám posiela Marta. Ak chcete tieto vyhľadávania zefektívniť, môžete si vytvoriť priečinok na hľadanie. Vytvorte nový vyhľadávací priečinok , vyberte si z rôznych predvolených možností (konkrétni ľudia, dôležité e-maily ...) a nakonfigurujte vlastné vyhľadávanie.
Na rýchlejšie vyhľadanie správ môžete tiež použiť filtre. V rámci možnosti Filtrovať e-mail môžete zvoliť kartu Domovská stránka a zvoliť, aký typ e-mailov chcete zobraziť: neprečítané správy, kategórie, prílohy alebo správy prijaté tento týždeň.
7. Môžem si lepšie usporiadať poštu?
Existuje časť, z ktorej môžete vytvárať pravidlá. To znamená, že ak chcete, môžete vo svojom e-maile vykonať rôzne automatické akcie. A toto vám veci výrazne uľahčí. Jednoducho kliknite na tlačidlo ponuky Pravidlá a upozornenia .
Vyberte Nové pravidlo a nakonfigurujte možnosť, ktorú zvažujete . Uvidíte, že pri prijatí e-mailu od niekoho môžete označiť správy určitej osoby na ďalšie sledovanie, presunúť ich do konkrétnych priečinkov alebo prehrať určité zvuky. Možnosti sú veľmi široké a plne konfigurovateľné.
8. Čo ak chcem poslať správu bez zobrazenia príjemcu?
Je to veľmi jednoduché gesto, ale veľa ľudí na to zabúda. A to sa stáva veľmi často. Ak chcete odosielať správy bez zobrazenia žiadnych príjemcov, musíte v Outlooku pridať všetkých príjemcov do poľa Skrytá kópia namiesto CC. Takto nikto neuvidí, kto ďalší dostal správu.
9. Je možné naplánovať odoslanie e-mailu na konkrétny čas?
Naplánovanie e-mailovej správy je dosť jednoduché. V príslušnej správe kliknite na tlačidlo Odložiť doručenie. Odtiaľto si môžete zvoliť, kedy chcete správu poslať, a mnoho ďalších možností. Týmto spôsobom môžete doručiť svoju správu v požadovanom čase.
10. Ako nakonfigurovať automatickú odpoveď?
Je čas dovoleniek, takže musíte nastaviť klasické správy s automatickou odpoveďou. Sú veľmi užitočné na upozornenie našich kontaktov, že v určitých dňoch nebudeme k dispozícii. Ak ju chcete nastaviť, vyberte položky Súbor> Automatické odpovede> Poslať automatické odpovede.
Môžete nastaviť konkrétny interval pre automatické odosielanie týchto správ. Odpovede však môžete deaktivovať aj manuálne. V priestore V rámci mojej organizácie budete musieť napísať odpoveď, ktorá vás zaujíma, a kliknúť na OK.
11. Mám možnosť pridať poznámky alebo pripomienky?
Samozrejme, už sme naznačili, že Outlook je veľmi užitočný nástroj na správu e-mailov, ale aj na prácu asistenta. Môžete pridávať poznámky kliknutím na nasledujúci skratku Ctrl + Shift + N . Uvidíte, že sa okamžite objaví druh poznámky podobnej post-it, ktorú môžete zavesiť na ľubovoľné miesto.
Spočiatku má žltkastý tón, ako skutočný post- it , ale tón môžete upraviť požadovanou farbou. Potom môžete tieto poznámky spravovať tak, ako vám to vyhovuje.
12. Môžem vytvoriť distribučný zoznam?
Áno, je to veľmi praktická možnosť, ako sa vyhnúť tomu, aby ste do e-mailu alebo distribučného zoznamu nemuseli pridávať tých istých odosielateľov ako vždy. V priestore mien vyberte názov svojej skupiny kontaktov.
Ďalej budete musieť zvoliť rôznych členov. Môžete to urobiť z kontaktnej knihy. Potom uložte a zatvorte. Váš distribučný zoznam už bude vytvorený a vy môžete posielať bežné správy, ktoré požadujete .
13. Ako ušetriť miesto?
Denná zotrvačnosť spôsobuje, že sa správy mnohokrát hromadia. V sekcii Súbor budete mať rôzne možnosti, ktoré môžete zobraziť kliknutím na tlačidlo Čistiace nástroje. Tu nájdete Vyčistenie poštovej schránky, priečinok Prázdne odstránené položky a Archív . Používajte ich pravidelne, aby ste mali všetko v poriadku.
14. Môžem používať Gmail v Outlooku?
Odpoveď je áno. Bude sa vám hodiť, ak chcete na usporiadanie radšej použiť Outlook. Otvorte Gmail a kliknite na sekciu Nastavenia. Potom na karte Preposielanie a pošta POP / IMAP vyberte možnosť Povoliť IMAP. Uložte zmeny.
Ďalej budete musieť pristúpiť k svojmu e-mailu a zadať informácie týkajúce sa účtu. Nižšie nájdete potrebné informácie. Prejdite do nastavení účtu v priečinku Súbor , zadajte ich a začnite si užívať svoj e-mail služby Gmail v Outlooku.
15. Ako vytvoriť záložnú kópiu mojich e-mailov?
Zálohovanie je nevyhnutné, ak chceme uchovať najdôležitejšie e-maily. Najmä ak ich používame na prácu. Vyberte položky Súbor> Otvoriť> Importovať. Vyberte možnosť Exportovať súbor. Vyberte údajový súbor programu Outlook (.pst) a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Vyberte účet / priečinok, ktorý chcete zálohovať, vyberte umiestnenie na uloženie súboru a kliknite na tlačidlo OK. Môžete ho tiež chrániť heslom.
16. Ako vytvoriť šablóny?
Otvorte novú správu a napíšte požadovanú šablónu. Mal by to byť text, ktorý často odosielate a ktorý v tomto zmysle nebudete musieť opakovať. Po dokončení vyberte položky Súbor> Uložiť ako> Uložiť ako typ> Šablóna programu Outlook . Zadajte názov šablóny a uložte.
Ak chcete použiť šablónu, v Outlooku prejdite na položky Domov> Nové> Nové položky> Ďalšie položky a Vyberte formulár . Klepnite na položky Look in> User templates in file system. Uvidíte, že sa otvorí priečinok so šablónami a musíte zachrániť ten najvhodnejší. Vyberte možnosť Otvoriť, pridajte príjemcu a odošlite.
17. Ako zviditeľniť program?
Kalendár programu Outlook je veľmi užitočný, ale na prístup k nemu musíte vykonať nejaké vyhľadávanie. Zaujímavou možnosťou je stiahnuť si tento doplnok, ktorý vám umožní nainštalovať si agendu ako tapetu vášho počítača . Týmto spôsobom budete mať prehľad o všetkých schôdzkach a úlohách. Volá sa Outlook na ploche a musí sa stiahnuť ako doplnok.
18. Môžem správy zoskupiť?
V Gmaile sme zvyknutí vidieť správy zoskupené podľa konverzácií. Našťastie v Outlooku môžete urobiť to isté. Ak chcete svoje správy zoskupiť, prejdite na kartu zobrazenia a vyberte možnosť Zobraziť ako konverzácie. Vo vnútri môžete „Usporiadať podľa“ a zvoliť si rôzne spôsoby konfigurácie e-mailov.
19. Môžem nakonfigurovať rôzne zobrazenia?
Samozrejme. Aplikácia Outlook vám umožní ľubovoľne nakonfigurovať zobrazenia e-mailovej schránky. Môžete sa teda rozhodnúť, či chcete zobraziť ukážku správ, či ich nechcete otvárať alebo či chcete zvoliť vertikálne pravé, ľavé alebo horizontálne zobrazenie. Možností je viac, takže aby ste mohli otestovať konfiguráciu, ktorá najlepšie vyhovuje vášmu pracovnému tempu, je najlepšie vstúpiť do sekcie Zobraziť.
20. Čo ak chcem dostávať iba upozornenia na najdôležitejšie správy?
Ak ste dvaja, ktorí denne dostávajú desiatky a desiatky správ, mohlo by byť zaujímavé nakonfigurovať možnosť prijímania iba najdôležitejších správ. Prejdite do ponuky Súbor> Pošta a prejdite do sekcie Príchod správy. Odporúčame nakonfigurovať túto časť tak, aby dostávala iba upozornenia o tom, čo vás zaujíma. Zároveň budete mať možnosť nakonfigurovať, ako chcete mať upozornenia na pracovnej ploche.